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  1. 予実管理

各種申請/精算アプリの金額を集計する

700-20 | 経費管理


この記事では、複数のアプリで管理している経費の集計を行う例を解説します。
別々のアプリで申請した経費を1つの場所で管理することで、経費全体の利用状況を把握することができます。

入力アプリのフィールド構成

物品購入申請アプリ

  • 必要な商品を購入するために費用申請を行うアプリ
物品購入申請アプリの概要

旅費精算申請アプリ

  • 出張後に旅費を申請するアプリ
旅費精算申請アプリの概要

出力アプリのフィールド構成

経費集計アプリ

  • 各アプリのデータをkrewDataで集約した、経費全体の利用状況を把握するためのアプリ
  • 物品購入申請アプリのデータは科目を「消耗品費」として、旅費精算申請アプリのデータは「旅費交通費」として管理する
経費集計アプリの概要

1.入力アプリを設定

物品購入申請アプリを入力アプリコマンドに設定
  1. 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「物品購入申請」アプリを選択する
  2. フィールドの選択で次のように選択する
    ・申請日 ・申請者 ・合計金額
物品購入申請アプリを入力アプリに設定する
旅費精算申請アプリを入力アプリコマンドに設定
  1. 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「旅費精算申請」アプリを選択する
  2. フィールドの選択で次のように選択する
    ・期間 ・申請者 ・旅費金額
旅費精算申請アプリを入力アプリに設定する

2.フィールドタイプを変更する

各入力アプリで合計金額を計算しているフィールドのフィールドタイプを「数値」に変更します。

物品購入申請アプリのフィールドタイプを変更する
  1. フィールドタイプ設定コマンドを追加し、以下のように設定する
  2. 変更するフィールド:金額
  3. 新しいフィールド名:金額
  4. 新しいフィールドタイプ:数値
物品購入申請アプリのフィールドタイプを変更する
旅費精算申請アプリのフィールドタイプを変更する
  1. フィールドタイプ設定コマンドを追加し、以下のように設定する
  2. 変更するフィールド:金額
  3. 新しいフィールド名:金額
  4. 新しいフィールドタイプ:数値
旅費精算申請アプリのフィールドタイプを変更する

3.勘定科目を設定する

出力アプリで勘定科目を確認できるよう、物品購入申請アプリのデータには「消耗品費」、旅費精算申請アプリのデータには「旅費交通費」と設定します。

物品購入申請アプリの科目を設定する
  1. 定数の追加コマンドを追加し、以下のように設定する
  2. 定数を保存するフィールド名:科目
  3. 新しいフィールドのフィールドタイプ:文字列(1行)
  4. 新しいフィールドに保存する定数:消耗品費
物品購入申請アプリの科目を設定する
旅費精算申請アプリの科目を設定する
  1. 定数の追加コマンドを追加し、以下のように設定する
  2. 定数を保存するフィールド名:科目
  3. 新しいフィールドのフィールドタイプ:文字列(1行)
  4. 新しいフィールドに保存する定数:旅費交通費
旅費精算申請アプリの科目を設定する

4.2つのアプリのデータをレコード結合する

  1. レコード結合コマンドを追加し、以下のように設定する
  2. 結合方法:共通するフィールドのみ含める
2つのアプリのデータをレコード結合する

レコード結合後にはデータがこのように変化します。2つの入力アプリのデータが同じ場所に集約されました。

レコード結合後のデータ

5.出力アプリを設定する

  1. 出力アプリコマンドを追加し、「経費集計」アプリを出力アプリとして設定する
  2. 出力方式に「再生成」を選択する
    ※演習結果が確認しやすいよう出力方法に「再生成」を設定しています。実務では必要に応じて出力方法を選択してください。
  3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
出力結果

経費全体の状況を確認できるようになりました。

出力結果

サンプルファイルのダウンロードはこちら
https://download.krew.mescius.jp/study/krewdata-drill/pratical/dt700-20aggregate-cost.zip

演習をお客様のkintone環境で試す

krewDataのはじめ方
実際の動作を確認できるテンプレートを公開しています。
こちらの記事でご紹介した内容をご自身の環境で試したい方はダウンロードしてご利用ください。