注目キーワード
  1. 予実管理

Excel台帳をkintoneに取り込み (Box)

800-30 | 外部入出力

入力データの構成

工事台帳Excel

  • 工事情報が記載されている単票形式のExcelファイル

上記ファイルをBoxで管理している

ワンポイント
この記事ではboxを例に解説していますが、他にも「Dropbox」 「OneDrive」 「Google Drive」 でも同様の処理を行うことができます。

出力アプリのフィールド構成

契約管理アプリ

  • 契約情報を管理するアプリ
  • 単票のExcelから「契約管理」の明細を取り込むアプリ

入金管理アプリ

  • 入金情報を管理するアプリ
  • 単票のExcelから「回収」の明細を取り込むアプリ

原価管理アプリ

  • 原価を管理するアプリ
  • 単票のExcelから「原価」の明細を取り込むアプリ

１.入力アプリを設定

Boxに保管している工事台帳Excelを入力データに設定する

外部ファイル入出力コマンドの基本を資料で確認する

  1. ファイル入力 – Box コマンドを追加する


  2. 「アプリを選択」をクリックし、外部サービス情報アプリを選択（作成）する
    ※選択したアプリにクラウドサービスのアカウント情報が登録されます。

  3. ログイン情報を入力してクラウドサービスにサインインする


    Boxに保管している工事台帳Excelを入力データに設定する
  4. 読み込み対象ファイルを次のように設定する
    ファイルの種類：Excel
    ファイルのデータ形式：単票形式
    フォルダ：該当ファイルが保管してあるフォルダを選択
    ファイル名：「工事台帳」を選択
    読み込みシート：工事台帳


  5. テンプレートファイルを設定する
    工事台帳Excelの項目をkintoneに取り込みます。
    「契約」「回収」「原価」については、テーブルにデータを取り込むよう設定します。



    テーブルのタイトル項目がセル結合されているため、読み込み範囲が「A19:T28」に設定する
    ※18行目から読み込むと、空データが1行追加される
入力アプリのプレビュー

２.契約管理アプリに取り込むデータを成型する

坪フィールドから単位を除外する

  1. データ編集コマンドを追加する
  2. 結果を保存するフィールド：「坪」フィールドのデータを置換
  3. 編集方法：数式
  4. 編集内容：SUBSTITUTE(坪,”坪”,””)

平米フィールドから単位を除外する

  1. データ編集コマンドを追加する
  2. 結果を保存するフィールド：「平米」フィールドのデータを置換
  3. 編集方法：数式
  4. 編集内容：SUBSTITUTE(平米,”㎡”,””)
プレビュー

出力アプリを設定する

  1. 出力アプリコマンドを追加し、「契約管理」アプリを出力アプリとして設定する
  2. 出力方式に「更新」を選択する
  3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
  4. 更新キーで次を有効にする
    ・工事NO

３.入金管理アプリに取り込むデータを成型する

テーブル展開する

  1. テーブル展開コマンドを追加する
  2. 契約テーブルの設定をする
    ・レコードに変換するテーブル：契約
    ・レコードに保持するフィールド：契約日、契約金額、契約消費税
  3. 原価テーブルの設定をする
    ・レコードに変換するテーブル：原価
    ・レコードに保持するフィールド：科目、前月未累計額、当月発生額、当月未累計額
プレビュー

グループ化する

  1. グループ化コマンドを追加する
  2. グループ化する項目フィールド：工事NO
  3. 契約金額について設定
    ・集計する値が保存されているフィールド：契約金額
    ・契約金額合計
    ・集計方法：合計
  4. 入金額について設定
    ・集計する値が保存されているフィールド：入金額
    ・入金金額合計
    ・集計方法：合計
プレビュー

グループ化したデータと結合する

  1. アプリ結合コマンドを追加する
  2. 「テーブル展開」と「グループ化」を内部結合で結合する
    テーブル展開：工事NOをキーに追加
    グループ化：工事NOをキーに追加

入金明細をテーブルに変換する

  1. テーブル作成コマンドを追加する
  2. レコードに保持するフィールド：
    ・工事NO ・工事名 ・施主名 ・工事責任者名 ・予定着工日 ・実際着工日
    ・施工担当 ・営業担当 ・完成予定日 ・完成日 ・契約金額合計 ・入金金額合計
  3. テーブルの設定
    テーブル名：入金明細
    テーブルに保持するフィールド：
    ・回収予定日 ・回収予定額 ・入力日 ・入金額
プレビュー

出力アプリを設定する

  1. 出力アプリコマンドを追加し、「入金管理」アプリを出力アプリとして設定する
  2. 出力方式に「更新」を選択する
  3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
  4. 更新キーで次を有効にする
    ・工事NO

４.原価管理アプリに取り込むデータを成型する

空データを除外する

Excelからデータを読み込んだ際に、原価テーブルには空データが作成されました。そのため、このステップでは空データを除外する設定を行います。

  1. フィルタコマンドを追加する
  2. 標準フィルタを使い、次の条件で絞り込む
    条件：当月未累計額　≠（等しくない）　0

原価明細をテーブルに変換する

  1. テーブル作成コマンドを追加する
  2. レコードに保持するフィールド：
    ・工事NO ・工事名 ・施主名 ・工事責任者名 ・予定着工日 ・実際着工日
    ・施工担当 ・営業担当 ・完成予定日 ・完成日
  3. 作成するテーブルの設定：
    テーブル名：原価明細
    テーブルに保持するフィールド：
    ・科目 ・前月未累計額 ・当月発生額 ・当月未累計額 ・実行予算 ・実行予算残
プレビュー

出力アプリを設定する

  1. 出力アプリコマンドを追加し、「原価管理」アプリを出力アプリとして設定する
  2. 出力方式に「更新」を選択する
  3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
  4. 更新キーで次を有効にする
    ・工事NO

出力結果を確認する

Excelで作成していた工事台帳を取り込むことができました。

契約管理アプリ

入金管理アプリ

原価管理アプリ

サンプルファイルのダウンロードはこちら

https://download.krew.mescius.jp/study/krewdata-drill/pratical/dt-800-30excelform-data.zip

演習をお客様のkintone環境で試す

krewDataのはじめ方
実際の動作を確認できるテンプレートを公開しています。
こちらの記事でご紹介した内容をご自身の環境で試したい方はダウンロードしてご利用ください。
演習をお客様のkintone環境で試す